Adaptacja nowych pracowników

Na adaptację nowego pracownika w firmie można spojrzeć jak na kwestię kosztów – finansowych i emocjonalnych. A więc jak na stratę/zysk dla firmy i przyjmowanego pracownika. Dobra procedura wprowadzania nowego pracownika skraca czas i ilość popełnianych przez niego błędów.

Adaptacja to element szerszych zjawisk – motywowania i angażowania w pracę oraz budowania lojalności nowego pracownika. Jako doradca personalny mogę najczęściej obserwować nie tyle efekty działań motywujących, co demotywujących. Ważnym elementem każdej rozmowy kwalifikacyjnej jest bowiem poznanie przyczyn odejścia kandydata z poprzedniej firmy lub chęci zmiany pracy. Wbrew pozorom, to nie warunki finansowe są tu najczęstszym powodem. Decyzje o zmianie pracy bardzo często związane są bowiem z niezaspokojeniem potrzeb pracownika w obecnym miejscu pracy, utratą sensu swojego wysiłku czy zaufania do pracodawcy. Te błędy pracodawcy popełniają już na etapie rekrutacji, a później kontynuują je w newralgicznym okresie adaptacji.

OBIECANKI – CACANKI, A …

Częstym błędem jest składanie przyszłemu pracownikowi nierealistycznych obietnic w trakcie przyjmowania do pracy. Przyrzeczenia te dotyczą czasami spraw finansowych (np. pensji po okresie próbnym, dodatkowych bonusów), jak i zakresu obowiązków, możliwości dalszego rozwoju zawodowego i awansu. Takie obietnice rozbudzają oczekiwania pracownika i dlatego nie powinniśmy się dziwić jego roszczeniowej postawie. Konsekwencją niedotrzymania umowy ustnej, a czasami nawet pisemnej, jest rozgoryczenie pracownika, frustracja rozbudzonych już potrzeb i absolutny spadek zaufania do pracodawcy. Ten moment oznacza zazwyczaj zerwanie więzów lojalności i rozpoczęcie poszukiwania nowej pracy.

CZYM SKORUPKA ZA MŁODU NASIĄKNIE CZYLI …

I nie chodzi tu wcale o mało przyjemny dydaktyzm, ale trochę niedocenianą, bo nie widoczną w sposób oczywisty kulturę organizacji. Co to tak naprawdę jest ? Kultura organizacji to wzorce, które obowiązują pracowników w zachowaniach względem siebie i klientów zewnętrznych. To wzorce, które w dużo większym stopniu wpływają na rzeczywiste zachowania niż oficjalne regulaminy organizacji. To sposób porozumiewania się, podejście do pracy, a nawet ilość godzin nadliczbowych, które powinno się spędzać w pracy. Wielu kandydatów opowiada nam, że pomimo wykonania swoich zadań pozostawało jeszcze w pracy ponieważ nie wypadało im tak „wcześnie” czyli po ośmiu godzinach wychodzić z pracy. Poza tym to sposób ubierania się, obchodzenia imienin, czy Bożego Narodzenia. To mówienie sobie na Ty lub wyraźne zachowywanie hierarchii służbowej. To niepisana zasada jak długa może być przerwa na papierosa, w firmie która oczywiście palenie dopuszcza. I szereg innych kwestii, które reguluje kultura organizacyjna i w które musi wdrożyć się osoba. Z czasem oczywiście każdy zorientuje się jakie są obowiązujące normy grupowe i firmowe. Jednak aktywne i świadome kształtowanie zachowań nowego pracownika daje nam możliwość wpływania na wykształcenie się u niego pozytywnych zachowań i postaw.

WIRTUALNA MAPA, A RACZEJ JEJ BRAK

Jeżeli pracodawca nie dba w odpowiedni sposób o wprowadzenie nowego pracownika, ten odczuwa ogromny dyskomfort. Najczęściej wynika to z braku wyznaczenia odpowiedniej osoby, odpowiedzialnej za nawiązanie współpracy nowicjusza z pozostałymi pracownikami. Przerzucenie tego wysiłku na „zbiorową odpowiedzialność” całego zespołu sprawia, że w praktyce pracownik musi radzić sobie sam. A przecież podejmowanie nowych obowiązków w nowym otoczeniu samo w sobie jest dużym obciążeniem. Dodawanie do tego konieczności samodzielnego i samotnego rozpoznawania skomplikowanych procedur, układów personalnych i zwyczajów firmowych jest zupełnie zbytecznym ciężarem. Nieponiesienie przez firmę ciężaru właściwego przyjęcia nowego pracownika, odbija się bezpośrednio na niej samej. Nowicjusz czując się zagubionym, popełnia większą ilość błędów, obniża sprawność komunikacji wewnętrznej, traci zaufanie i szacunek do firmy jako organizacji.

Błędem związanym z wprowadzaniem do pracy, jest również brak jasnego przedstawienia zakresu obowiązków. Niestety jeszcze dzisiaj, zwłaszcza w małych firmach prywatnych nowym pracownikom nie przedstawia się na piśmie, wraz z umową o pracę, zakresu obowiązków. Konsekwencją tego jest to, że pierwsze tygodnie pracy są dla nowicjusza „fazą ruchów chaotycznych”. Zmuszony on jest sam wyznaczać sobie zadania do realizacji, marnując czas i energię, a także pieniądze pracodawcy.

PRZEWODNIK W RĘCE

Bardzo dobrym pomysłem firmy jest więc stworzenie „Przewodnika dla Nowych”. Powinien on zaczynać się od powitania i życzenia sukcesów oraz zadowolenia w pracy w firmie. Może on zawierać następujące informacje:

INFORMACJE

• Misja firmy
• Strategia firmy
• Historia Firmy
• Opis branży i oferowanych produktów
• Struktura organizacyjna firmy
• Czas pracy, przerwy
• Dni wolne od pracy
• Zwolnienia
• Urlop
• Opieka lekarska
• Opieka socjalna
• Ubezpieczenie
• Przepisy BHP
• Płace (zasadnicza, premia regulaminowa, uznaniowa, ryczałt…)
• Bonusy (samochód służbowy, telefon komórkowy, laptop …)
• Informacja o ocenach okresowych
• Informacje o szkoleniach
• Świadczenia socjalne
• Ścieżki karier
• Spotkania zespołów roboczych
• Informacje na temat poszczególnych pracowników w firmie (o ich hobby, sukcesach zawodowych…)
• Wykaz telefonów do poszczególnych komórek w firmie i poszczególnych pracowników

OPIEKUN

Kolejną rzeczą, którą należy zrobić jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie pracownika do firmy. Osoby, która oprowadzi nowicjusza po firmie, opowie o firmie, jej pracownikach. Przedstawi nowego pracownika pozostałym osobom. Będzie służyć pomocą w problemach wynikających z nowych obowiązków służbowych. Udzieli odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące stanowiska pracy. Dobrze jest jeżeli opiekun towarzyszy nowicjuszowi przez pierwszy tydzień jego pracy, stopniowo zmniejszając zakres swojej pomocy. Kim ma być opiekun? Czasami jest to jego najbliższy zwierzchnik, czasami zaś wyznaczona osoba z zespołu. Ważne jest jednak to, by opiekun był przekonany o ważności swojej roli i by wiedział, że jego praca w tym okresie jest równie istotna jak wykonywanie „normalnych” codziennych obowiązków. Że jest to funkcja w pewnym sensie wyróżniająca, bo związana z coacingiem i mentoringiem.

IMPREZY INTEGRACYJNE

Warto je zorganizować nie tylko w przypadku zatrudniania większej grupy pracowników. Gdy nowicjuszy jest więcej konieczne wydaje się zaproszenie pracowników na szkolenie z budowania zespołów
(team building). Sprzyja to lepszej komunikacji, dbałości o innych, rozumieniu jak ważna jest współpraca i szukanie kompromisów. Gdy do firmy przyjmujemy jednak pojedynczą osobę warto pokusić się o zorganizowanie nieformalnego spotkania po pracy, podczas którego osoby mające razem współpracować lepiej się poznają.

FEEDBACK

Czynnikiem demotywujacym pracowników jest brak informacji zwrotnej o ich pracy. Otrzymywanie feedbacku jest szczególnie ważne dla osoby nowej w firmie. Ważne jest bowiem aby utrwalić zachowania pozytywne i wskazywać na obszary wymagające korekty. Nie chodzi jedynie o pochwały, ale o systematyczną ocenę pracy podwładnego. Zadziwiające jest jak wiele osób oczekuje jakiejkolwiek oceny – usłyszenia o tym co robią dobrze, a co budzi zastrzeżenia i co należy skorygować. Przy czym informacja zwrotna musi być przekazywana w sposób konsekwentny i systematyczny. Ludzie potrzebują partnerskich relacji, w której traktowani będą jak osoby dorosłe, gotowe do przyjęcia krytyki i pochwały. Sprzyja to budowaniu morale zespołu i działa inspirująco na jego członków.

Etap adaptacji powinien zająć się rozmową z nowym pracownikiem na temat:

• samopoczucia i ogólnego wrażenia na temat firmy
• współpracy w zespole
• obszarów sprawiających największe problemy i wymagających poprawy
• wydajności i jakości pracy
• pomysłów na ulepszenie swojej pracy
• możliwości dalszego rozwoju w ramach oferowanych przez firmę

Rozmowa ta powinna odbywać się już po zakończeniu okresu próbnego. Przeprowadzona przed podjęciem decyzji może spowodować nieszczerość odpowiedzi nowego pracownika. Musi być ona przeprowadzana z pozycji troski i wspólnego rozwiązywania problemów. Rozmowa powinna zawierać element stawianie celów – określenia obszarów do poprawy, sposobów realizacji i terminów kontroli. Nade wszystko zaś przeprowadzający rozmowę przełożony powinien zadeklarować otwartość i zaoferować pomoc w ewentualnych problemach.